Aktualisiert: 20. Mai 2022
Die "fliegende Sekretärin= das Herz Ihres Büros
Unsere Aufgaben als "fliegenden Sekretärin"
Wir überzeugen mit den erforderlichen Know-Hows
Das Herz Ihres Büros
Wir als erfolgreich4you gelten als die stillen Helden im Unternehmen. Denn wir sorgen für eine reibungslose Organisation Ihres Büros. Ein systematisches Office Management stellt sicher, dass Aufgaben im Büro effizient geplant und umgesetzt werden. Wir tragen dabei eine wichtige Schnittstellenfunktion, ohne die viele Unternehmen aus dem Ruder laufen würden. Wir als "fliegende Sekretärin" sind sozusagen das Herzstück Ihres Büros.
Doch welche täglichen Aufgaben erledigen wir?
Definition "fliegende Sekretärin"
Die beste Übersetzung dafür, ist „Büroleitung“ oder „Büroorganisation“. Genau darum geht es in diesem Dienstleistungsbereich. Erfolgreich4you organisiert Aufgaben, Prozesse und Menschen im Büro – möglichst zeitsparend und produktiv.
Dabei handelt es sich um eine zuarbeitende, assistierende und serviceorientierte Tätigkeit. Das Office unterstützt andere Menschen im Unternehmen, die ihre Aufgaben selbst nicht vor- und nachbereiten können, wie die Geschäftsführung oder Mitarbeiter aus anderen Arbeitsbereichen.
Was macht eine "fliegende Sekretärin"?
Wir koordinieren administrative Aufgaben im Unternehmen, um Büroprozesse im täglichen Betrieb zu verbessern. Das schaffen wir mit Organisationstalent, kaufmännischem Know-how und Kommunikationsfähigkeiten. In der Praxis sind sie oft der Erstkontakt für Kunden, verwalten Termine, strukturieren Akten oder übernehmen die vorbereitende Buchhaltung, wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
Aufgaben einer "fliegenden Sekretärin"
Geschäftskorrespondenzen führen
Kontakt zu Kunden, Dienstleistern und dem Team
Verwaltung von Ablagen – analog und digital
Aufgaben und Aufträge terminieren
Bestellung von Büromaterialien organisieren
Vorbereitende Buchhaltung erledigen (z. B. das Kassenbuch verwalten und Rechnungen dokumentieren)
Meetings, Events und Weiterbildungen planen
Informationen in Datenbank- oder Content-Management-Systeme einpflegen
Wir als "fliegende Sekretärin" sind die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Belegschaft und Kunden. Die Büroorganisation ist einer der wenigen Bereiche im Unternehmen, die mit Mitarbeitern aus allen Unternehmensebenen arbeiten. Als Dreh- und Angelpunkt ist das Office Management also zentral für die interne und externe Kommunikation im Unternehmen.
Das Office Management hat eine entlastende Funktion als fachliche Assistenz für andere Verantwortliche im Unternehmen. Wir sind die „rechte Hand“ der Geschäftsführung oder sie unterstützen Vorgesetzte und Mitarbeiter dabei, Ihre Aufgaben bestmöglich zu erledigen. Ein professionelles Office Management verbessert also die Qualität der Arbeit aller im Unternehmen – und spart Zeit, Nerven und Kosten.
Know-Hows als "fliegende Sekretärin"
Kaufmännisches Wissen
Kaufmännisches Know-how meint verschiedene buchhalterische, betriebswirtschaftliche und sogar rechtliche Grundlagen, die das Fundament der Tätigkeit im Office Management bilden. Wir als erfolgreich4you sind Allrounder, die vom Verständnis für alle unternehmerischen Prozesse profitieren.
Selbstorganisation und Zeitmanagement
Eine kompetente Büroleitung beginnt bei der smarten Organisation des Office Managers selbst. Wir sind Meister der Planung, die sich fragen: Wie erstelle ich eine Aufgabenliste, die zu mir passt? Wann checke ich meine E-Mails am Tag? Wo liegt der Posteingang auf meinem Schreibtisch? Wie organisiere ich meine Ablage und Wiedervorlage, um Aufgabenberge und verpasste Fristen zu umgehen?
Kommunikation
Der Umgang mit anderen Menschen gehört zum Alltag. Wir sind laufend mit Geschäftskorrespondenzen beschäftigt und begrüßen Kunden telefonisch oder vor Ort. Wir repräsentieren Ihr Unternehmen oft als Erstes nach Außen. Ein freundliches und sicheres Auftreten ist für erfolgreiche Kommunikation im Beruf unentbehrlich. Auch Kenntnisse im Business Englisch sind ein klarer Vorteil in zunehmend internationalen Märkten und Unternehmen.
Konfliktmanagement
Konfliktmanagement ist eine Spezialkompetenz im Bereich Kommunikation. Sie erlaubt es, auch in schwierigen und stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Hier bewähren sich Methoden im Konfliktmanagement, die wir in unseren Weiterbildungen schulen. Das Ziel ist es, das eigene Bewusstsein für Konfliktsituationen zu trainieren und nützliche Strategien zur Konfliktlösung zu vermitteln.
EDV-Kenntnisse
Es gibt nichts im Bereich Office Management, wo keine EDV-Kenntnisse oder den sicheren Umgang mit MS Office erforderlich sind. Hier geht es besonders um die grundlegende Software wie MS Office, Excel, Outlook und PowerPoint. Heute ist auch davon auszugehen, dass Daten in ein Kundenmanagementsystem oder ein Content-Management-System (wie WordPress) eingepflegt werden müssen.
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